In de rubriek containerbegrippen behandel ik elke maand een containerbegrip op gebied van loopbaan & persoonlijke ontwikkeling. Deze maand is dat het begrip Presentatievaardigheden. De naam doet vermoeden dat je een specifieke set van vaardigheden inzet voor het geven van een goede presentatie. Niets is minder waar. Zoals altijd in communicatie, maken de omstandigheden welke strategie je het beste in kan zetten. Aan de hand van het model Presentatiestrategieën behandel ik de vaardigheden die je in specifieke situaties kunnen helpen. Deze week kijken we naar de strategie: Investeren.
Investeren doe je in dingen waarvan je verwacht er later rendement op te behalen. Met presenteren is dat niet anders. Elke presentatie die je geeft is in wezen een investering van je tijd, kennis en energie. Bij de presentatiestrategie investeren ligt de nadruk op het vergroten van de betrokkenheid van je publiek. Je zet deze strategie in als je genoeg tijd hebt, maar de betrokkenheid laag is.
Die betrokkenheid vergroten kan je op verschillende niveaus doen. Je kan inhoudelijk overtuigen, met feiten en cijfers. Je kan je relatie of autoriteit inzetten, dat zit dan vooral in het vertrouwen dat je publiek in jou heeft. De laatste optie is om te overtuigen op emotie, waarbij je probeert aan te sluiten bij de belevingswereld van je publiek. Een goede overtuigingsstrategie heeft alle drie de elementen in zich. Toch zijn er elementen die belangrijker zijn dan anderen. Welke is voor jou het belangrijkste?
Heb je de inhoud gekozen? Dan zijn de meeste mensen het met je eens. Wanneer je het aan ze vraagt tenminste. De meeste mensen zeggen dat ze hun keuzes baseren op feiten en cijfers. Nu blijkt dat de meeste mensen zichzelf niet heel goed kennen. Uit meerdere onderzoeken is gebleken dat mensen toch echt voor een groot deel kiezen met hun gevoel. De persoon die het brengt is daarbij ook een belangrijke factor. Mensen die bestempeld worden als 'natuurlijke leiders' zijn vaak erg charismatisch. Daar neem je makkelijker iets van aan. Ook mensen die we als autoriteit op een bepaald gebied zien, vertrouwen we sneller.
Bij deze strategie besteed je dus relatief veel tijd aan het overtuigen en enthousiasmeren van je doelgroep. Door na te denken over alle drie de elementen van overtuiging, kan je je verhaal een stevige basis geven. Aan het einde van dit Blog geef ik je per element een aantal tips om ze te verwerken in je presentatie.
We gaan nu eerst even naar een andere stap, namelijk het begin. Nog voordat je begint met overtuigen, ga je verbinden. Je begint helemaal niet met het vertellen van je verhaal. Je schetst natuurlijk even kort het doel en de agenda van de presentatie, maar dan doe je een stap terug. Je geeft het stokje over aan je publiek. Je betrekt ze actief bij je presentatie en geeft hen de ruimte om een inbreng te leveren. Dat kan je op verschillende manieren doen. Dit onder andere afhankelijk van de grootte van je doelgroep. Zit je met een kleiner groepje mensen? Ga dan even het gesprek aan. Stel ze een paar vragen over het onderwerp. Wat vinden zij belangrijk? Waar zien ze beren op de weg? Neem ze serieus en maak aantekeningen. Ga er niet direct op in. Vat aan het einde van je rondje samen wat je hebt opgehaald en vraag ze of ze klaar zijn om jouw verhaal te horen. Zorg dat je de dingen die ze benoemt hebben meeneemt in je verhaal. Zit je met meer mensen? Dan is dit lastig. Je kan een paar mensen uit het publiek uitnodigen om hun verhaal tee doen. Je kan vooraf gelegenheid geven om vragen en opmerkingen in te sturen. Je kan ook een aantal stellingen voorbereiden en mensen vragen om op te staan als ze het eens zijn met de stelling. Ook hierbij zorg je voor inbreng van je publiek, of het nu offline of online is. Als je al een aantal zorgen of bezwaren van te voren weet, zorg dat je dat ook benoemt, dit wekt vertrouwen. Je mag hier echt ruim de tijd voor nemen, als je dit goed doet, zijn de vervolgstappen zo veel makkelijker.
Nu ben je klaar voor het overtuigen. Hier zijn de beloofde tips:
1. Overtuigen op feiten en cijfers
- Zorg dat de feiten en cijfers kloppen, veel meer hoef je op dit vlak niet te doen. Mensen zijn geneigd om hier heel veel aandacht aan te besteden, terwijl de manier waarop je de feiten brengt veel belangrijker is dan heel erg in detail treden.
- Zorg dat je voldoende parate kennis hebt over het onderwerp. Als er vragen gesteld worden over je presentatie wil je wel wat uit kunnen wijden. Ook hier hoef je echt niet te overdrijven. Als mensen heel gedetailleerde informatie willen, is het prima om aan te geven dat je daarop terugkomt. Dit getuigt van zorgvuldigheid.
2. Overtuigen op vertrouwen
- Als je het begin voldoende aandacht hebt gegeven heb je hier al stappen in gezet.
- Heb je een achtergrond die relevant is voor het onderwerp? Zorg dan dat je dat vermeld bij de introductie. Het liefst met een anekdote.
- Je verhaal bevlogen en charismatisch overbrengen helpt natuurlijk. Toch hoef je je echt niet in een rol te proppen die helemaal niet bij je past. Voor vrijwel iedereen is het mogelijk om binnen, of vlak buiten, de eigen comfortzone kleine aanpassingen te maken om nét wat beter over te komen. Wil je meer benaderbaar en verbindend overkomen? Begin dan met jezelf te ondertitelen. Daarmee bedoel ik dat je zo nu en dan aangeeft wat er in je hoofd omgaat. Ben je zenuwachtig? Zeg dat dan. Struikel je over een woord? Maak er een opmerking over. Zo ontspan je zelf en help je je publiek ook ontspannen.
3. Overtuigen op emotie
- Gebruik de principes van storytelling in je presentatie. Zorg dat je een verhaal neerzet dat aanspreekt en aansluit.
- Identificeer het probleem dat je oplost en de zorgen die je doelgroep kan hebben over de oplossing. Geef hier woorden aan, niet alleen aan het probleem, maar ook het gevoel en de omstandigheden die het probleem met zich meebrengt. Benadruk ook het gevoel bij jouw oplossing. Dus niet alleen de afwezigheid van het negatieve gevoel, maar zet er een positief gevoel voor in de plaats. Bijvoorbeeld: 'Zie je ook zo op tegen weer een plakkerige zomer op kantoor? Met de personal climate control creëer je je eigen verkwikkende zeebries. Voor een zomer vol energie!'
Wil je nog veel meer tips over strategisch presenteren en mij ook eens in actie zien? Sla dan twee vliegen in één klap en schrijf je hier in voor mijn gratis video over strategisch presenteren! Je krijgt de video dan eind februari in je mailbox.
Dit artikel is onderdeel van een serie over presentatievaardigheden. Volgende week ga ik weer wat dieper in op een andere strategie. Als je niets wil missen, volg NVL Coaching dan via LinkedIn of Facebook.
