In de rubriek containerbegrippen behandel ik elke maand een containerbegrip op gebied van loopbaan & persoonlijke ontwikkeling. Deze maand is dat het begrip Presentatievaardigheden. De naam doet vermoeden dat je een specifieke set van vaardigheden inzet voor het geven van een goede presentatie. Niets is minder waar. Zoals altijd in communicatie, maken de omstandigheden welke strategie je het beste in kan zetten. Aan de hand van het model Presentatiestrategieën behandel ik de vaardigheden die je in specifieke situaties kunnen helpen. Deze week kijken we naar de strategie: Faciliteren.
Je weet het al, vandaag wordt een makkie. Iedereen die naar je komt luisteren is dolenthousiast over de nieuwe werkwijze. Jij hoeft het alleen nog even de kick-off presentatie te doen en dan kan iedereen ermee aan de slag. Je komt binnen en er hangt een ontspannen sfeer. Er klinkt een zacht geroezemoes van op fluistertoon kletsende mensen. Je gaat voor de groep staan en het geroezemoes valt stil. Iedereen kijkt je verwachtingsvol aan. Hier komt het!
De beamer werkt niet helemaal lekker, maar na 5 minuten staat je presentatie dan toch op het scherm. Je hebt mensen nog even snel een kopje koffie laten pakken en nu kunnen jullie echt van start. Je begint je verhaal. De eerste sheet bestaat uit een vrolijke foto van 3 vogels die bibberige muzieknootjes uitkramen. De titel van je presentatie vliegt naar binnen: samenzang als basis voor afstemming. Een paar mensen moeten lachen. Mooi, die heb je vast.
Een uur later stroomt de zaal leeg. Er is geen geroezemoes. Er is wel drukkende stilte. Op het laatst zat de ene helft van het publiek te staren of te gapen en de andere helft zat op de telefoon. Dat geloof je toch niet!
Je had tijd zat, je presentatie zat boordevol interessante informatie en verdiepende stof en toch is de energie volledig uit de groep gezogen? Hoe kan dit? Hoe zorg je ervoor dat je het enthousiasme van je publiek wél volledig benut? Dat doe je door de energie die er is te faciliteren.
Waar gaat het mis.
Wanneer het te lang duurt, raak je al snel het contact met je publiek kwijt. Dit gebeurt vaker dan je misschien denkt. Denk aan colleges en symposia waar een spreker maar niet lijkt te stoppen. Ook binnen bedrijven wil iemand wel eens veel te veel detail en veel te weinig afwisseling in de presentatie stoppen. Denk aan eeuwigdurende presentaties over het medewerkerstevredenheidsonderzoek of de kwartaalafsluiting.
Hoe enthousiast je ook bent, lang naar een continue stroom aan informatie moeten luisteren kost heel veel energie. Als je dan ook nog niet het idee hebt dat je nu direct iets met de informatie moet (niet mijn verantwoordelijkheid), dan haak je af. Mensen kunnen zich gemiddeld 45 minuten achter elkaar op dezelfde taak concentreren. Niemand is een gemiddelde, dus ga ervan uit dat er ook mensen in je publiek zitten waarbij die concentratieboog aanzienlijk minder is. Een uur lang zenden heeft dan niet zoveel zin. Sterker nog, het is een flinke domper op het enthousiasme van de groep.
Wat dan wel?
De presentatiestrategie faciliteren zet je in wanneer je genoeg tijd hebt om de verdieping op te zoeken en de betrokkenheid van je publiek groot is. Je hoeft dus weinig tijd te investeren in het enthousiasmeren van de groep. Je kunt die betrokkenheid direct gebruiken én vergroten door veel interactieve elementen in je presentatie te verwerken. Door je publiek te activeren neem je zelf wat minder het podium, maar geef je dat aan de groep om zo tot nog meer verbinding te komen. Wissel stukken inhoudelijke uitleg af met korte overlegmomenten, oefeningen of vragenrondjes. Je kan hierbij denken aan het maken van een mindmap rondom mogelijkheden voor het uitrollen van je idee. Je kan in plaats van aan het einde een vragenronde, deze meer aan het begin plaatsen, zodat je de vragen de presentatie laat sturen. Zeker als het een lange zit is, is het goed om beweging te faciliteren. Laat mensen opstaan (bijvoorbeeld als ze het woord nemen). Gebruik een bal om mensen elkaar de beurt te laten geven. Zo kan je bijvoorbeeld een stelling poneren rondom het onderwerp en de bal naar een paar mensen gooien, die dan opstaan en hun mening hierover geven. Wil je dit nog wat prikkelender maken, maak er dan een 'advocaat van de duivel' spel van. Zeker bij een groep waar mensen echt heel enthousiast zijn, is het goed elkaar scherp te houden. Door mensen actief uit te dagen 'advocaat van de duivel' te spelen en juist een tegenovergesteld standpunt in te nemen, hou je elkaar scherp.
Zorg er daarbij ook voor dat je je waardering laat merken. Spreek uit dat je het fijn vindt dat mensen zo enthousiast zijn en meedenken. Eindig ook met een vraag naar de groep om zich in te zetten voor je doel. Zo hou je het levendig. Vraag ze bijvoorbeeld om het in hun team te bespreken, om een idee uit te werken en je toe te sturen of andere gerichte acties uit te voeren. Als het gaat om een gedragsverandering geef mensen dan een concrete opdracht mee waar ze mee aan de slag kunnen om de verandering bij zichzelf in gang te zetten. Vraag hen eventueel ook mee te denken in de uit te zetten acties. Zo voorkom je dat het bij alleen een mooi idee blijft.
Wil je nog veel meer tips over strategisch presenteren en mij ook eens in actie zien? Sla dan twee vliegen in één klap en schrijf je hier in voor mijn gratis video over strategisch presenteren! Je krijgt de video dan eind februari in je mailbox.
Dit artikel is onderdeel van een serie over presentatievaardigheden. Volgende week ga ik weer wat dieper in op een andere strategie. Als je niets wil missen, volg NVL Coaching dan via LinkedIn of Facebook.
